Globale functies

Instellingen > Globale functies > functie toevoegen

Globale functies zijn vanaf nu je basis. Hier vul je, of je nou wel of geen gebruik maakt van de facturatie altijd alle functies in, waarvoor jouw medewerkers worden ingepland. Het maakt niet uit hoeveel functies dat zijn.

• Interne omschrijving
   Hoe jullie een functieomschrijving intern hanteren en hoe de medewerker dit in de app gepresenteerd krijgt.
• Omschrijving voor klant
   Hoe de functieomschrijving op de factuur naar de klant komt te staan.
• Salarisschaal
   Indien je een functieafhankelijk loon hebt, koppel je de juiste salarisschaal.
• Uurprijs
   Indien je met zzp’ers werkt, vul je hier het inkoop & verkooptarief per functie in. (Is inkoop/verkoop anders per debiteur en/of zzp’er, dan komen wij hier later in de uitleg op terug)
• Leeftijd
   Indien je een leeftijdsafhankelijk verkooptarief hebt.
• Toeslagen
   Vink aan of de desbetreffende functie moet worden gekoppeld aan een toeslagregel, als aangemaakt in de eerste stap.

Toeslagen

Instellingen > Toeslagen > Toeslagregel toevoegen

De instellingen m.b.t. deze toeslagen betreft de basis, dus toeslagen die van toepassingen zijn op vaste dagen met vaste tijdstippen. Dus bijvoorbeeld geen feestdagentoeslag.

De toeslagen die je reeds hebt aangemaakt op debiteurniveau, worden hieraan toegevoegd.

Voorbeeld: 

Indien je bij de globale functie alleen een avondtoeslag hebt gekoppeld en je vult een weekendtoeslag door op debiteurniveau, dan heeft die functie dus een avond- en weekendtoeslag.

Medewerkers profiel

Gebruikers > Actieve medewerkers > Algemeen > Data (contracturen)

Vul hier het aantal contracturen op week basis in. Deze zijn terug te zien in het beschikbaarheid overzicht en de planlijst.

Opmerking Indien er reeds gewerkte uren zijn genoteerd van de inplanning dan tellen deze mee, anders zijn de geschatte uren van de dienst (eindtijd-starttijd-vaste pauze) van toepassing.

Medewerkers profiel > Algemeen > Urenregistratie

Het is mogelijk om voor medewerkers automatisch uren te laten registreren.

Automatisch uren werknemer: registreert uren, minuten, starttijd en eindtijd + vaste pauze op basis van de dienst instellingen, zorgt ervoor dat WN niet meer kan aanpassen

Automatisch uren opdrachtgever: vult uren klant in en zorgt ervoor dat klant ook geen herinnering krijgt

Gebruikers > Actieve medewerkers > Functies & Pools

Koppel alle medewerkers aan de functie waarvoor hij/zij geschikt is.
 Het verschil tussen een functie en een pool is dat een medewerker in een bepaalde functie kan werken, en dat met pools de medewerker wordt ingedeeld op basis van bepaalde kenmerken of kwaliteiten.

Voorbeeld:        Medewerker bediening is een functie, à la carte is een pool

                        Receptioniste is een functie, beginner is een pool

                        Verpleegkundig is een functie, bloedprikken is een pool

Let op! De functie is ook terug te vinden in alle filterlijsten. Mogelijk dat je de filter ‘functie’ wilt toepassen in je open diensten templates of wilt gebruiken in de planlijst.

Gebruikers > Actieve medewerkers > ZZP’er

Voeg in dit overzicht de data toe van de zzp’er.

Ga je werken met Self Billing > vink de checkbox Self Billing aan.

Gebruikers > Actieve medewerkers > Tarieven

Is voor de medewerker een ander tarief van toepassing, dan voer je de uitzondering in op medewerkersniveau. Dit kan zowel gelden voor het verkooptarief als het inkooptarief.
 Voor zzp’ers is het inkooptarief het basis uurtarief dat deze factureert, en voor medewerkers die salaris ontvangen is dit het bruto uurloon.

• Globale functie (stap 2)
   De functie waar het tarief aan moet worden gekoppeld.
• Opdrachtgever
   De opdrachtgever waarbij er een uitzondering is m.b.t. inkoop/verkoop tarief van de medewerker in kwestie.
• Manier van berekenen
   Selecteer de manier van berekenen.
  Volledig tarief vervangen: is opgegeven soort + tarief = het nieuwe uurtarief
   Optellen bij berekend tarief: dit is opgegeven soort + tarief wordt opgeteld bij de globale functie of bij het debiteur tarief.
• Soort
   Selecteer of het een bedrag of een percentage betreft 
• Tarief
   Indien soort bedrag
   Voer het inkoop- of verkooptarief in, afhankelijk van de keuze bij de volgende stap.
  Indien soort percentage:
   Voer hier het percentage in, waarop het verkooptarief wordt berekend, ten opzichte van het inkoop tarief
• Toepassen op
   Selecteer of het bovenstaande bedrag van toepassing is op het in of verkooptarief
• Start & Einddatum
   De datum van-tot de prijsafspraken zijn afgesproken

Voorbeeld A – zzp’er:

Globale functie ‘A’                                                                    Inkoop A €20,- | Verkoop A €30,-

De medewerker krijgt in functie A anders uitbetaald               Inkoop A €25,- | Verkoop A €35,-

En verkoop tarief is voor Piet €35,-

Indien Piet bij een specifieke opdrachtgever een ander inkoop/verkoop tarief heeft dan koppel je daarbij de opdrachtgever.

Voorbeeld B – medewerker op basis van salarisschaal:

Globale functie ‘B’                                             Inkoop: volgens salarisschaal Y
                                                                         Verkoop: 25,- per uur

Medewerker krijgt in functie B anders uitbetaald  Inkoop €2 + uurloon volgens salarisschaal Y
    Verkoop € 27,- per uur
 

LET OP - Controleer altijd bij de eerste verloning de uitzonderingen op medewerkersniveau. Mogelijk maak je gebruik van een maatwerk export die de tarieven anders berekend. Indien de uitzonderingen niet worden meegenomen kun je dat melden bij onze supportdesk.

Opdrachtgevers profiel

Gebruikers > Actieve debiteuren > tarieven

1. Je maakt geen gebruik van de facturatie in Shiftmanager maar wilt wel graag bij het aanmaken van een opdracht alleen de functies zien, waarmee jullie en de debiteur (prijs)afspraken hebben gemaakt en niet alle functies die je hebt aangemaakt in de globale functies.
2. Je factureert middels Shiftmanager en moet deze stappen doorlopen.

Per debiteur, ga je naar tarieven en koppel je de globale functies die je inzet voor deze debiteur.

Is het verkooptarief zoals bij globale functie ingevoerd, dan voer je geen ander tarief in en komt het tarief na opslaan op 0,00. Dit om te laten zien dat het bedrag over genomen is uit de globale functies.

Is het verkooptarief anders dan de globale functie, dan selecteer je de functie en voer je bij ‘tarief’, het andere verkoop tarief in. Dit overschrijft dan het verkoop tarief van de globale functies.

Voorbeeld:
Globale functie ‘A’ Inkoop A €20,- | Verkoop A €30,-. 

Debiteur X neemt zoveel uren af bij jullie dat Debiteur X een lager tarief heeft. Voor functie ‘A’ betaalt deze debiteur altijd €27,50. 

Opmerking:

1. Indien globale functie A nu gekoppeld is aan een medewerkersprofiel, is verkoop nog steeds 27,50. De afspraak van de debiteur overruled dus de medewerker.
2. Indien globale functie A + opdrachtgever X nu wordt gekoppeld aan de medewerker dan overruled deze de debiteur. Verkoop tarief op factuur is nu 29,50   Zie afbeelding:

Overzicht bepaling tarieven

Ter verduidelijking hoe tarieven exact bepaald worden, staat de volgorde voor bepaling hier nogmaals overzichtelijk weergegeven.

Verkooptarief

• Uitzondering medewerker gekoppeld aan debiteur
• Verkooptarief opgegeven bij debiteurtarieven
• Uitzondering medewerker gekoppeld aan globale functie
• Verkooptarief opgegeven bij globale functie

Inkooptarief zzp’er

• Uitzondering medewerker gekoppeld aan debiteur
• Uitzondering medewerker gekoppeld aan globale functie
• Inkooptarief opgegeven bij globale functie

Inkooptarief medewerker bij verloning

• Uitzondering medewerker gekoppeld aan debiteur
• Salarisschaal opgegeven bij debiteurtarieven
• Uitzondering medewerker gekoppeld aan globale functie
• Salarisschaal opgegeven bij debiteurtarieven
• Salarisschaal opgegeven bij stamkaart medewerker
• Bruto uurloon opgegeven bij stamkaart medewerker

Declaraties

Instellingen > Extra items

Er zijn een aantal toevoegingen op de declaratie module toegevoegd.

Maximale hoeveelheid: maximaal te declareren km bijvoorbeeld.

Maximale prijs: maximaal te declareren bedrag

Factureren checkbox: deze declaratie moet altijd worden mee gefactureerd.

Salarisschalen
Instellingen > Salarisschalen

Vanaf nu is het mogelijk om in een salarisschaal een start- en einddatum op te geven. Op die manier maak je in voor salarisschaal meerdere versies. Hierdoor kun je bij een wijziging van de uurlonen een nieuwe versie maken, die automatisch gebruikt wordt in de periode die is opgegeven. Zo blijft de historie behouden en kun je beter voorbereidend werken.

In het hoofdoverzicht van de salarisschalen zie je de schalen inclusief de uurlonen van de actieve versie.

Klik je op een salarisschaal, dan zie je daar alle versies en kunnen deze aangepast worden.

Instellingen

Instellingen > Filiaal instellingen > Financieel > Self Billing

Voor Self Billing zijn er twee mogelijkheden ontstaan voor het versturen van facturen aan de opdrachtgever. Deze instellingen zijn ook op debiteursniveau op te geven. De instelling die is ingegeven op debiteursniveau is altijd leidend.

Betaalstroom

Selecteer of de debiteur de bemiddelaar (jullie) of de zzp’er betaalt.

Checkbox toeslagen verwerken in verkooptarief

Indien de toeslagen die van toepassing zijn op het verkooptarief niet apart vermeld dienen te worden op bij de bemiddelingskosten op de factuur, dan kunnen deze verwerkt worden in het verkooptarief. In dat geval wordt het totaalbedrag van de uren inclusief toeslagen opgeteld en gedeeld door het aantal gewerkte uren.

Voorbeeld: Een zzp’er heeft 22 uur gewerkt met een inkooptarief van € 30 en een verkooptarief van € 40, en ontvangt een toeslag van 25% over 8 uur, dan worden de bemiddelingskosten als volgt berekend:
 - 22 uur * (€ 40 - € 30) + 8 uur * 0,25 * (€ 40 - € 30) = € 240. De bemiddelingskosten voor deze uren zijn dan € 240 / 22 = € 10,91

Vul daarna de volgende gegevens in en klik op opslaan.

1. IBAN
2. Rekeninghouder van het ingegeven IBAN
3. Factuurvoorwaarden die op de factuur van de zzp’er komen te staan

Instellingen > Algemene instellingen > eerste tabblad > Verloning

Indien er veranderingen door worden gevoerd met betrekking tot het aanmaken van diensten, let dan op dat hier de juiste instelling is gekozen.

1. Je factureert niet met Shiftmanager en wilt bij het aanmaken van een dienst altijd bij alle debiteuren alle globale functies zien. > selecteer dan checkbox ‘Globale functies gebruiken’.
2. Je factureert niet met Shiftmanager maar wilt bij het aanmaken van een nieuwe opdracht alleen de globale functies gebruiken die je zojuist gekoppeld hebt aan de debiteuren. > selecteer dan checkbox ‘Gebruik tarief klant als jobtype’.
3. Je factureert met Shiftmanager. > selecteer dan checkbox ‘Gebruik tarief klant als jobtype’.

Log uit en opnieuw in en het systeem neemt de nieuwe instellingen over.

LET OP! Typ jij bij het aanmaken van een nieuwe opdracht nog steeds het jobtype, dan vragen wij jullie dus om weer vanaf stap 1 van deze update te beginnen en Shiftmanager te voorzien van de juiste instellingen.

Dus je gaat werken met:

1. Globale functies: bij het aanmaken van een opdracht zie je alle globale functies, of
2. Globale functies koppelen per debiteur: bij het aanmaken van een opdracht zie je enkel de gekoppelde functie per debiteur.

Self Billing

Self-billing, ook reversed billing of reverse billing genoemd, is een proces waarbij een afnemer zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een andere partij levert. Shiftmanager voorziet nu voor zzp’ers in deze functionaliteit.

Shiftmanager maakt unieke reeksen aan bij de Self Billing voor zzp’ers. De factuurnummers van elke zzp’er zijn hierdoor opvolgend waardoor deze aan de Nederlandse regelgeving voldoet. De zzp’er dient eventueel te overleggen met zijn boekhouder wat de beste methodiek is om met meerdere factuurreeksen te werken.

LET OP!! Voordat je gaat plannen met zzp’ers, dien je ervoor te zorgen dat het vinkje Self Billing (profiel medewerker, tabblad ZZP) is aangevinkt waar van toepassing. Indien dit achteraf gebeurt dan zal er geen of geen complete Self Billing factuur gemaakt worden.

Financieel > Facturatie

Indien er gekozen is dat de opdrachtgever normale facturen ontvangt, dan zal er niets veranderen in dit overzicht en de manier hoe facturen aangemaakt worden.

Wanneer gekozen is om de opdrachtgever een bemiddelingsfactuur + bijhorende zzp facturen te sturen, dan zal bij het maken van een verkoopfactuur automatisch bijhorende zzp facturen aangemaakt worden. Deze staan vervolgens ook in het overzicht gekoppeld aan de verkoopfactuur. Shiftmanager berekent automatisch voor de verkoopfactuur de juiste bemiddelingskosten.

Voorbeeld: Er is gewerkt in de functie ‘bediening’ voor opdrachtgever X door 2 zzp’ers (elk 8 uur) en 1 medewerker in loondienst (6 uur). Het verkooptarief is € 30,- per uur. Het inkooptarief voor de zzp’ers bedraagt € 22 per uur.

De verkoopfactuur zal er als volgt uit zien:
 - Bemiddelingskosten zzp’er 1, aantal: 8, tarief: € 8,-

- Bemiddelingskosten zzp’er 2, aantal: 8, tarief: € 8,-

- Medewerker bediening, aantal: 6, tarief: € 30,-

Tevens zullen hieraan 2 zzp-facturen gekoppeld worden van elk € 22,- * 8 uur = € 176,-
  

Financieel > Self Billing > te verwerken

Onder het item ‘te verwerken’ in Self Billing staan alle registraties van orders die compleet zijn maar nog niet verwerkt. Per zzp’er staan hier de registraties. Bij methode staat tevens de manier hoe de Self Billing factuur van de zzp’er opgesteld wordt.

Indien dit ‘Self Billing en bemiddelingkosten factuur’ is, zal deze factuur automatisch worden aangemaakt zodra de verkoopfactuur voor de opdrachtgever wordt opgesteld.

Indien dit ‘Normale verkoopfactuur’ is dan kunnen de Self Billing facturen aangemaakt worden door te klikken op de knop ‘Openstaande registraties verwerken’ onderaan het scherm.

Nadat de registraties zijn verwerkt wordt automatisch doorgelinkt naar het item ‘Facturen’ van Self Billing. De zzp-er ontvangt na aanmaken van de factuur automatisch een e-mail met daarin de Self Billing factuur die deze in de eigen administratie kan opnemen.

Financieel > Self Billing > facturen

In dit overzicht zijn alle aangemaakte Self Billing facturen van de zzp’ers zichtbaar. Deze kunnen hier worden gedownload of de betaalstatus ervan worden aangepast.

De filter, welke rechtsboven via het filter icoon kan worden aangepast, staat standaard gefilterd zodat alleen openstaande facturen waarvan jullie als bemiddelaar moeten betalen, zichtbaar zijn.

In de toekomst vervalt het automatisch e-mailen aan de zzp’er en heeft deze de mogelijkheid om de facturen via de mobiele app in te zien.