Update Shiftmanager Pro

1. Favorieten

Om het plannen te optimaliseren gezien het feit dat vaak dezelfde medewerkers werken voor eenzelfde opdrachtgever, hebben wij de favorieten optie doorgevoerd binnen Shiftmanager Pro. Middels deze functie wordt het mogelijk om favorieten medewerkers te koppelen aan een opdrachtgever. Een medewerker die als favoriet wordt gekoppeld aan een opdrachtgever zal bij het aanmaken van een nieuwe order (bij deze opdrachtgever) als eerste worden getoond in de suggestielijst.

Hierbij is het mogelijk om als planner een medewerker favoriet te maken maar is het tegelijkertijd mogelijk om middels de opdrachtgeversportal, medewerkers als favoriet aan te geven. Zo kun je hier als planner makkelijk en snel op inspelen en voorkom je dat opdrachtgevers bij iedere job nieuwe medewerkers aangeboden krijgt.

1.1 Medewerker X favoriet maken bij opdrachtgever Y

Vanuit plannersperspectief is het mogelijk om een medewerker toe te voegen aan de favorietenlijst van een opdrachtgever. Dit doe je als volgt:

1. Ga gebruikers
2. Actieve debiteuren
3. Debiteurenprofiel van opdrachtgever Y
4. Favorieten
5. Favorieten toevoegen
6. Opslaan

De medewerkers zullen vanaf nu zo worden getoond tijdens het aanmaken van een nieuwe order:

1.2 Medewerker X favoriet maken als opdrachtgever Y

Naast dat het mogelijk is om als planner een favoriete medewerker aan te maken bij een opdrachtgever, kan een opdrachtgever dit ook zelf. Wanneer hij/zij de uren registreert middels de online portal, kan hij/zij bij de urenregistratie aangeven of het om een favoriet gaat of niet (zie afbeelding). Dit doe je als volgt:

1. Ga naar de juiste URL bedrijfsnaam.shiftmanager/shooble.com/inloggen
2. Inloggen met de opdrachtgevers login
3. Uren registreren
4. Sterretje aanvinken (zie afbeelding)

1.3 Profiel foto medewerker laten zien

In de huidige update is het vanaf nu mogelijk om als opdrachtgever de profielfoto van de medewerker te zien. Dit is een optionele functionaliteit en is geheel naar wens in te stellen onder Algemene instellingen. Let op: Uiteraard gaat het hier om de ingeplande medewerkers per dienst en niet om het gehele bestand. Dit doe je als volgt:

1. Instellingen
2. Algemene instellingen
3. Klanten applicatie
4. Foto medewerkers tonen
5. Opslaan

1.4 Globale waardering medewerkers tonen

Om de gemiddelde competentie van een medewerker inzichtelijk te maken voor de opdrachtgevers hebben we dit in onze huidige update visueel zichtbaar gemaakt voor je opdrachtgevers. Hierdoor wordt het voor opdrachtgevers eenvoudiger om de gewenste en geschikte medewerker uit te vragen en kun je als uitzendbureau transparant de kwaliteit van jullie medewerkers voorleggen.

De waardering wordt op 2 niveaus weergegeven; allereerst vanuit de gemiddelde gewaardeerde score die de medewerker heeft behaald over alle opdrachtgevers en ten tweede de gemiddelde gewaardeerde score vanuit de opdrachtgever zelf.

1. Instellingen
2. Algemene instellingen
3. Klanten applicatie
4. Globale waardering medewerkers tonen
5. Klant waardering medewerkers tonen
6. Opslaan

2. Open diensten update

2.1 Open diensten template

Om de planprocessen te versnellen en het gebruikersgemak te waarborgen hebben wij de functionaliteit open diensten verder door ontwikkeld. Gezien het feit dat het toevoegen van beperkingen/filters op een open dienst veel tijd in beslag nam en wij hebben gemerkt dat vaak dezelfde filters worden gebruikt, hebben wij een open diensten template ontwikkeld. De templates kunnen worden gebruikt om snel een standaard selectie van filters toe te passen of om diensten geautomatiseerd als open dienst aan te bieden aan (een selectie) medewerkers.  

Het is hierbij mogelijk om één of meerdere persoonlijke templates aan te maken in het systeem (zie 2.3.1, p 5). Deze kunnen vervolgens worden geselecteerd tijdens het aanmaken van een nieuwe open dienst. Of ervoor te zorgen dat één template leidend is en deze automatisch wordt gehanteerd tijdens het aanmaken van een nieuwe dienst/order. Let op: de dienst wordt bij deze instelling altijd opengezet volgens de template (zie 2.3.2, p 5).

Templates kunnen op twee verschillende manieren worden gebruikt. Een eerste manier is het gebruiken van templates op order niveau. Wanneer je een nieuwe dienst/order aanmaakt en deze vervolgens als open dienst aanbiedt aan de medewerkers, kun je één van de templates selecteren (zie 2.3.3, p 5).

Een tweede optie is het koppelen van een template aan een opdrachtgever. Let hierbij op dat bij het aanmaken van een nieuwe dienst de template automatisch wordt gebruikt en de dienst automatisch wordt opgezet volgens de template. Het koppelen van de template gebeurt op vestigingsniveau op het debiteurenprofiel en is dus per vestiging van de opdrachtgever te koppelen (zie 2.3.4, p 5). Hierbij is het belangrijk om in acht te nemen dat de standaard op filiaal niveau wordt overruled door de uitzondering op debiteuren niveau.

2.2 Tijd exclusief voor favorietenlijst

In de vorige update hebben wij een favorietenlijst ontwikkeld en doorgevoerd. In deze lijst is het mogelijk om per opdrachtgever een select aantal medewerkers favoriet te maken van die opdrachtgever. Dit kan zowel vanuit de opdrachtgever worden benaderd als vanuit de medewerker zelf (let op: jij als planner moet deze medewerker toevoegen aan de lijst).

Wanneer een medewerker binnen de lijst van favorieten valt bij een opdrachtgever, is het mogelijk om deze groep medewerkers een voorrang te geven op open diensten ten opzichte van de overige medewerkers. Dit doe je door de dienst eerst open te zetten voor favorieten medewerkers, hierbij is het van belang dat er een datum en tijdstip wordt gekoppeld aan de voorrangsregeling. Vb: dienst x wordt opengezet gedurende 24u voor favorieten medewerkers en nadat deze 24u zijn verstreken, wordt deze automatisch open gezet voor iedereen die voldoet aan de filters.

2.3 Handleiding

2.3.1 Aanmaken template

1. Ga naar instellingen
2. Open diensten template
3. Toevoegen
4. Geef de template een naam (zodat deze makkelijk te herleiden is tijdens het plannen)
5. Tijd exclusief voor favorieten (uren) ingeven
6. Voeg de gewenste filters toe (kunnen er meerdere zijn)
7. Sla de template op

2.3.2 Standaard dienst openzetten met template

1. Ga naar instellingen
2. Filiaal instellingen
3. Ordermodule
4. Standaard diensten openzetten met template
5. Standaard template koppelen
6. Opslaan

2.3.3 Template selecteren (orderniveau)

1. Voeg een nieuwe order toe
2. Klik op open dienst
3. Voorwaarden
4. Template toepassen
5. Gewenste template selecteren
6. Opslaan en sluiten  

2.3.4 Template koppelen aan debiteur

1. Gebruikers
2. Actieve debiteuren
3. Debiteur selecteren die van toepassing is
4. Vestigingen
5. Vestiging x selecteren
6. Opdrachten 
7. Standaard diensten openzetten met template
8. Template van toepassing koppelen
9. Opslaan

3 Extra toelichtingen

3.1 Toevoegingen op open diensten

• Favorieten (mensen die als favoriet voor de klant vestiging zijn aangemerkt)
• Publicatiedatums per groep
• Zandloper betekend dat het nog niet gepubliceerd is

3.1.1 Instellingen laden uit een template:

3.1.2 Indien nog geen template aanwezig, call to action link naar templates instellen:

Je kunt nu zelf bepalen in welke interval je de mailoverzicht open diensten wilt krijgen.

Niets aanvinken = niets ontvangen.

3.1.2.1 Twee overzichten nu:

• Overzicht inplanningen open diensten -> open diensten van betreffende vestiging
• Overzicht inplanningen open dienst van medewerkers op orders van andere vestigingen -> medewerker uit betreffende vestiging werkt bij een andere vestiging via open dienst

Overzichten in een nieuwe stijl. We sturen notificaties niet meer vanaf email adres klant maar met afzender Shiftmanager Pro (no-reply.notifications@shiftmanager.pro) Zo laten we duidelijk onderscheid zien tussen notificaties intern aan onze klanten, en de mail communicatie van onze klant richting medewerker en opdrachtgever.

4. Inlenersbeloning

De inlenersbeloning kan nu per inplanning via de office omgeving opgevraagd worden. Deze laat de informatie zien zoals de medewerker deze in de app heeft kunnen raadplegen en ziet er als volgt uit;

1. Open order
2. Klik op de blauwe T
3. Klik op Inlenersbeloning

5. Overige

     5.1 BTW-nummer altijd zichtbaar op factuur

5.2 Extra status voor filteren op alle ‘niet voltooide orders’

Deze vind je in de planning onder het ‘trechter filter icoontje’ in de zwarte takenbalk.  

1. Trechter icoontje
2. Status
3. Alles behalve voltooid

     5.3 Verbeterde controle bij medewerkers login

5.4 Waarschuwing melding bij inplanningen van medewerkers onder de 18 Jaar na 23:00 uur